Confier les tâches de secrétariat à un prestataire de service est une pratique assez répandue. Il faut dire qu’elle propose divers avantages dignes d’intérêt pour les entreprises. Les objectifs de la mission sont notamment relatés dans le cahier des charges. Parmi les tâches à accomplir par le télésecrétaire, il y a la prise de rendez-vous. Ce service peut tout à fait être optimisé avec les bonnes méthodes.
Quelles sont les principales attributions du télésecrétaire ?
Les entreprises qui désirent se tourner vers une externalisation de leur service de secrétariat ne devraient pas sauter le pas sans une bonne préparation. En effet, il serait trop risqué pour une société d’adopter une telle stratégie au hasard. Il ne devrait y avoir aucune place pour l’improvisation dans une telle démarche.
Se renseigner sur le concept de télésecrétariat, et par conséquent sur les principales attributions d’une télésecrétaire, représente une excellente initiative. Cela aidera les responsables à prendre leur décision. D’une manière générale, ce professionnel assure :
- la gestion des appels téléphoniques,
- la prise de rendez-vous et la gestion des agendas,
- la rédaction du courrier et de divers documents,
- la retranscription de toutes sortes de documents,
- la diffusion des différentes informations en interne, mais aussi vers l’extérieur.
Ce n’est qu’un aperçu de ce que le télésecrétaire accomplit dans le cadre de son travail au quotidien. Ses employeurs pourront aisément réaliser un suivi de son activité et vérifier son évolution.
La prise de rendez-vous en télésecrétariat
Sur la liste des tâches qui seront à réaliser par le télésecrétaire, la prise de rendez-vous figure sans aucun doute en tête de liste. C’est une mission que ce prestataire devra accomplir avec le plus grand professionnalisme. Cela est notamment dû au fait que si la gestion des rendez-vous est bâclée, un impact assez important pourrait se faire ressentir au niveau de la relation client. Si cet élément se retrouve dégradé, des doutes pourraient être soulevés sur l’avenir de l’entreprise.
Dans le cadre de la prise de rendez-vous, le télésecrétaire aura pour principal rôle de noter toutes les informations utiles. Prendre connaissance de l’agenda des responsables de l’entreprise pour laquelle il travaille et bien la gérer sont plus qu’essentiels. Le secteur médical représente l’un des domaines d’activités qui usent du télésecrétariat comme stratégie de gestion des appels téléphoniques. Le géant français qu’est la plate-forme Doctolib utilise cette stratégie à travers doctolib à Madagascar.
Comment assurer la qualité du service de prise de rendez-vous en télésecrétariat ?
L’importance de la qualité de la prise de rendez-vous dans une prestation de télésecrétariat n’est plus à prouver. Une mauvaise gestion de l’agenda de l’entreprise peut conduire à des conséquences désastreuses. Il est par conséquent indispensable de se mettre en quête des astuces et méthodes efficaces pour optimiser ce service.
Lors de la recherche d’un collaborateur expert en télésecrétariat, il est essentiel de se renseigner sur les compétences du professionnel en termes de prise de rendez-vous. Il devra être capable de présenter un équipement performant. La possession de qualités telles que le dynamisme, l’empathie, et la réactivité représente aussi un impératif pour une bonne prise de rendez-vous par le télésecrétaire.
D’autre part, l’entreprise a également le devoir de donner toutes les informations nécessaires à son prestataire pour que ce dernier puisse bien accomplir son travail. La société devra notamment le briefer sur l’objet de son activité ou encore sur les différents départements et responsables (coordonnées, fonctions, agenda…) auxquels le télésecrétaire sera rattaché. Enfin, des échanges réguliers devront être réalisés entre le prestataire et son employeur pour que la collaboration soit la plus fructueuse possible. Le processus d’externalisation du secrétariat d’une firme est un véritable partenariat.
